Kommunale økonomifunktioners organisering og understøttelse af botilbudslederes økonomiske styring

Mange skattekroner går til kommunernes skoler, børnehaver, plejehjem og sociale botilbud. Den enkelte skoleleder, børnehaveleder, plejehjemsleder eller botilbudsleder har både ansvar for den faglige ledelse og den økonomiske styring. For at de har de bedst mulige forudsætninger for at løse begge opgaver, er der brug for, at lederne bliver understøttet i den økonomiske styring.

Kortlægning af generel organisering og fokus på botilbud

VIVE har kortlagt kommunale økonomifunktioners overordnede organisering på tværs af sektorområder. Desuden har vi set nærmere på, hvordan medarbejdere i forvaltningernes økonomifunktioner understøtter og samarbejder med de driftsledere, der har ansvar for kommunens botilbud til voksne med handicap eller sindslidelse. Botilbudsområdet er valgt, fordi området er komplekst at styre og omkostningstungt. I 2021 brugte kommunerne i alt 21 mia. kr. på botilbud. To tredjedele af landets botilbudspladser er drevet af kommunerne, så en betydelig del af økonomien på botilbudsområdet er placeret i kommunale tilbud.

Analysen er finansieret af Partnerskabet om kommunal økonomistyring. Den efterfølges af en case-beskrivelse af otte kommuners praksis til inspiration for andre kommuner.

Organisering af økonomifunktionen varierer med opgavetypen, men placering i en økonomiforvaltning er mest udbredt

Medarbejderne i kommunens økonomifunktion løser forskellige opgaver. De medarbejdere, der arbejder med budgetlægning og politiske budgetopfølgninger, er i knap 2 ud af 3 kommuner placeret i en økonomiforvaltning, mens de i godt hver sjette kommune er placeret i en fagforvaltning. De medarbejdere, der arbejder med administrative budgetopfølgninger og løbende ressourcestyring, er oftere placeret i en fagforvaltning (i knap hver tredje kommune). Også medarbejdere med denne opgavetype er dog oftest placeret i en økonomiforvaltning (i hver anden kommune).

Klar opgavefordeling mellem forvaltning og drift

Opgaver, som vedrører budgetanalyser, disponering af budget, opfølgning på forbrug og udarbejdelse af styringsinformation, er i høj grad placeret i forvaltningen, dvs. økonomi- eller fagforvaltning. Opgaver som bogføring, fakturering og betaling af regninger løses især af medarbejdere placeret i decentrale driftsenheder.

Hyppige, individuelle opfølgninger hjælper driftslederne i styringen af botilbuddenes økonomi

Knap to ud af tre kommuner har faste, månedlige økonomiopfølgninger mellem økonomikonsulenten og den enkelte botilbudsleder, mens det for ca. en fjerdedel af kommunerne er kvartalsvist. Godt hver tredje kommune har desuden faste opfølgninger for den samlede gruppe af botilbudsledere enten månedligt eller kvartalsvist.

Driftsledere på botilbudsområdet i de 32 udvalgte kommuner oplever, at særligt de faste, individuelle økonomiopfølgninger hjælper dem i deres økonomiske styring. De vurderer det mindre hjælpsomt at have opfølgninger med den samlede gruppe af botilbudsledere.

Driftsledere og økonomikonsulenter ser ud til at være enige om kvaliteten af samarbejdet og understøttelsen

I den store stikprøve på 76 svarkommuner vurderer 4 ud af 5 økonomikonsulenter, at understøttelsen i høj eller meget høj grad er velfungerende. I de 32 udvalgte kommuner er driftsledere og økonomikonsulenter relativt enige om, at understøttelsen og samarbejdet fungerer godt – økonomikonsulenterne er dog mest positive. De 32 kommuner er udvalgt ud fra, at økonomifunktionen finder understøttelsen på botilbudsområdet velfungerende, så de mindst positive økonomikonsulenter er sorteret fra. Alligevel er det værd at bemærke, at der er relativt stor overensstemmelse mellem driftslederne og økonomikonsulenterne i vurderingen af understøttelsen og samarbejdet.

Økonomikonsulenten har forskellige roller – særligt fremhæves rollen som sparringspartner

Økonomikonsulenterne fremhæver særligt rollen som sparringspartner for botilbudslederne som væsentlig, men mange fremhæver, at de har flere roller på én gang. Der er således også en stor andel, som vurderer, at det er væsentlige opgaver at kontrollere botilbudslederne og at udfordre dem på, om de kan udnytte deres ressourcer mere effektivt. Driftslederne i de 32 kommuner oplever også i praksis, at økonomikonsulentens rolle som sparringspartner står stærkest.

Potentialer i bedre data og øget gensidig forståelse

Kommunale økonomikonsulenter og botilbudsledere er nogenlunde enige om, hvad der skal til for at forbedre samarbejdet og understøtte lederne endnu bedre i deres økonomiske styring. De vurderer, at de største forbedringspotentialer knytter sig til data, fx bedre datakvalitet og flere analyser af data. Det næststørste forbedringspotentiale er samarbejdsrelateret, fx øget viden om og forståelse for hinandens områder mellem økonomikonsulenter og decentrale ledere, hvor begge parter vurderer størst forbedringspotentiale i øget økonomiforståelse hos botilbudslederne.

Metode

Undersøgelsen fokuserer på driften af kommunalt drevne botilbud efter servicelovens §§ 107-108 og botilbudslignende tilbud til borgere med handicap eller sindslidelse.

Undersøgelsens datagrundlag er spørgeskemadata om to emner:

• Organisering af økonomifunktion på tværs af sektorområder. Besvaret af økonomichefer i 80 af de 98 kommuner (82 %).
• Organisering og understøttelse på botilbudsområdet, herunder processer, indhold samt opgave- og ansvarsfordeling. Besvaret af to målgrupper:
  • Økonomikonsulenter i fag- eller økonomiforvaltning med ansvar for botilbudsområdet i 77 af 93 relevante kommuner (83 %).
  • Driftsledere på botilbudsområdet, herunder område- og botilbudsledere, i 32 udvalgte kommuner. Fælles for de 32 kommuner er, at økonomifunktionen finder understøttelsen af og samarbejdet med de decentrale ledere på botilbudsområdet velfungerende. Af 243 mulige har 130 respondenter svaret (53 %).

Spørgeskemadataene er indsamlet i perioden fra november 2022 til maj 2023.