God økonomistyring højner den faglige kvalitet og omvendt

I de seks kommuner med relativt gode resultater inden for økonomistyring, som VIVE har undersøgt, går en fælles faglig og økonomisk strategi igen. Det samme gør et detaljeret datagrundlag for styringen.

Kommunerne har overordnet set forbedret deres økonomistyringsresultater. Men den generelle forbedring dækker over forskelle mellem sektorområderne. På det specialiserede børneområde er kommunerne gennemsnitligt set dårligere til at ramme og overholde budgettet, end de er på andre sektorområder. Det viser blandt andet en tidligere VIVE-analyse Kommunernes økonomistyring 2016 – en afdækning af kommunernes økonomiske resultater og økonomistyringspraksis.

Nogle kommuner klarer sig dog bedre end andre, og VIVE har undersøgt, hvad der kendetegner økonomistyringen i seks af disse kommuner. Noget af det, der går igen, er en fælles faglig og økonomisk strategi – og et detaljeret datagrundlag at styre ud fra.

Fælles strategi

Alle seks undersøgte kommuner har en tydelig faglig strategi på området, som samtidig understøtter en god udnyttelse af ressourcerne både på kort og lang sigt. Det er væsentligt at hæfte sig ved, at strategierne er fagligt velfunderede og ikke blot omhandler økonomiske målsætninger for området. Det er således gennemgående for kommunerne, at faglighed og økonomi ikke ses som hinandens modsætninger. Tværtimod. En myndighedschef i en af kommunerne udtrykker det på den måde, at ”den rigtige indsats giver den bedste økonomi”, mens en afdelingsleder i en anden kommune udtaler: ”Fagligheden har stor betydning. Det er det, der har gjort det nemt at styre økonomien”. En høj faglighed er således en forudsætning for at have en god økonomistyring. 

Sammentænkningen af økonomi og faglighed er ikke kun væsentlig i strategien, men også på medarbejderniveau. Det er således relevant at øge socialrådgivernes bevidsthed om ressourcer og gøre det legitimt at inddrage økonomiske betragtninger i valg af indsats – ikke som et argument for at fravælge den rigtige indsats, men som en overvejelse af, hvilken indsats der giver mest værdi for pengene. En afdelingsleder forklarer, hvordan de økonomiske betragtninger kvalificerer faglighed-en, således:

”Jeg synes, økonomiske betragtning-er højner kvaliteten af det, vi gør fagligt, fordi vi må afsøge alle muligheder og ikke bare forfalder til et eller andet (...) Uden økonomien kan vi bare køre den på automatpilot”.

I flere af kommunerne øges medarbejderes indsigt i økonomien ved, at de i deres fagsystem hele tiden kan se, hvad de forskellige indsatser på en sag koster. Ifølge medarbejderne selv giver det mulighed for at veje den vurderede effekt op imod omkostningen. 

Det er ikke kun socialrådgiverne, der har gavn af at få kendskab til økonomien i indsatserne. Det er også relevant for økonomimedarbejderne at have faglig indsigt, så de ikke blot kan understøtte udgiftsstyringen på området, men også levere relevante styringsnøgletal, der rækker ud over udgiftsopgørelser – herunder for eksempel data om progression og andre resultatmål.

Detaljerede data styrer

Analysen af de seks kommuner peger desuden på et detaljeret datagrundlag som en forudsætning for god økonomistyring. Et detaljeret datagrundlag indebærer blandt andet individbaserede disponeringsregnskaber – dvs., at der på enkeltsagsniveau opstilles forventninger til omfanget af og prisen på de forskellige indsatser, som løbende justeres, og at der følges op på, hvordan de forventede udgifter stemmer overens med de faktiske udgifter. 

Det gør de fleste kommuner allerede, når det gælder indsatser på anbringelsesområdet. Det er imidlertid også relevant for forebyggende og hjemmebaserede indsatser af en vis økonomisk tyngde. Ikke mindst fordi mange kommuner i stigende grad omlægger deres indsatser til forebyggende og hjemmebaserede foranstaltninger, som i nogle tilfælde nærmer sig prisen på en anbringelse.

Det detaljerede datagrundlag om bevilgede indsatser og deres pris er også en fordel i økonomistyringen af kommunens egne leverandører af indsatser. Ingen af deltagerkommunerne anvender en ren BUM-model (Bestiller-Udfører-Modtager). Men flere af kommunerne anvender i styringen af deres egne leverandører et datagrundlag svarende til det, der anvendes i BUM-modeller – nemlig data om det antal ydelser, myndigheden bestiller hos leverandøren, og prisen på disse ydelser.

I modsætning til en ren BUM-model, hvor leverandørens økonomiske ramme følger antallet af bestilte ydelser op eller ned, så anvender flere af deltagerkommunerne en databaseret rammestyring af leverandørerne, hvor udgangspunktet er en fast økonomisk ramme til leverandøren. En fast ramme understøtter, at myndighed og leverandør samarbejder om progression for det enkelte barn, fordi leverandøren ikke får ekstra ressourcer, hvis der visiteres flere ydelser. Det giver således et økonomisk incitament til at sikre progression hos barnet eller familien, så der også kan afsluttes sager. 

Samtidig har myndighed og leverandør en tæt dialog omkring den konkrete visitering af ydelser, hvor de sammen finder ud af, hvordan opgaverne mest hensigtsmæssigt kan løses inden for rammen. Datagrundlaget om antal bestilte indsatser og deres pris sikrer en gennemsigtighed i omfanget af og prisen på opgaver, som betyder, at en op- eller nedjustering af den økonomiske ramme sker på et oplyst grundlag.

Endelig er det kendetegnende for god økonomistyring, at de data, der indsamles, anvendes til systematisk og løbende at afrapportere styringsnøgletal til alle niveauer i den politiske styringskæde – dvs. både det politiske niveau, ledere og socialrådgivere i forvaltning og kommunens egne leverandører. Det er i den sammenhæng væsentligt, at styringsnøgletallene ikke kun omhandler udgifter, men også aktiviteter og resultater på området, som kan anvendes i opfølgningen på kommunens strategi og målsætninger.

VIVE har udarbejdet analysen på opdrag fra Partnerskabet om kommunal økonomistyring mellem KL og regeringen. Rapporten om økonomistyring på det specialiserede børneområde samt en powerpoint, der opsummerer resultaterne, kan downloades her.

Analysen er en del af et økonomistyringsprogram, der gennemgår flere sektorområder. En analyse af økonomistyring på specialundervisningsområdet kan findes her. Den næste analyse i rækken vil omhandle økonomistyring af projekter og indsatser, der går på tværs af sektorområder.